广东省噢啦慈善基金会财务管理制度


第一章 总 则

第一条 为适应广东省噢啦慈善基金会(以下简称“本会”)发展的要求,规范财务行为,完善财务管理工作,结合本会的实际情况,特制定本制度。

第二条 本制度在符合所在地法律法规规定及政府管理部门的政策要求下执行。如有不符,以法律法规规定及政府管理部门的政策要求为准。

1、本会财务管理工作接受理事会、监事会、业务主管部门和登记管理机关的监督监督,并依法接受财务审计。

2、本制度管理的范围包括:捐赠、资助的资金和实物,资金增值,各种合法收入,受委托代办代管的基金、资产等。

3、本会详细记载所管理的各项目的收支明细和余额,捐赠人可以查询每笔收支的明细情况,了解本会接收和使用捐赠的相关信息。

4、理事会是本会的决策机构。理事会定期审议本会财务报告,并决定财务工作中的重大问题;秘书长为财务负责人,负责本会的财务日常管理工作。

5、理事会换届和更换法定代表人及秘书长之前,应当进行财务审计。

                         

第二章 财务人员岗位职责

第三条 为规范财务会计工作,应加强财务人员的工作职责管理。

第四条 本会财务人员是指在理事会中负责会计基础管理、财务管理等工作的管理人员。

第五条 本会可根据具体情况设置会计主管、会计和出纳等职位,负责会计管理、核算等资金收付款等事项,并对基金会负责。财务人员原则上应具备以下条件:

1、坚持原则、廉洁奉公、诚信至上、遵纪守法;

2、具备会计、金融、审计或税务等专业的大专以上程度,具有良好的职业操守;

3、熟悉财经法规、财务会计制度,具备财务管理能力、资本运作能力和风险防范能力。

第六条 财务人员按照本会《章程》、《理事会、监事会职责权限》履行职责。

第七条 会计主管、会计、出纳等财务人员应分工协作、相互监督、有效制衡。

实行帐、款、物分别设岗。会计、出纳、保管不得互相兼任,且职责分明。财务专用印鉴要分人管制。

第八条 会计主管主要职责包括:

1、根据财政部颁布的《民间非营利组织会计制度》,制定本会财务相关制度和流程;

2、复核会计凭证和纳税申报数据,复核并上报财务报表;

3、保管本会财务专用章并复核盖章资料。

第九条 会计主要职责包括:

1、 负责维护会计账目,按时完成银行收支核算工作,每月按时编制财务报表;

2、 按时进行纳税申报,包括代扣代缴个人所得税申报。纳税申报资料按月排放整齐,按年度装订成册,与会计档案资料一起保管。

3、配合年度审计工作。

第十条 出纳主要职责包括:

1、跟进慈善项目实施及收付款进度,及时办理银行收付款业务;

2、 依据《捐赠收入通知书》或捐赠协议,开具捐赠收据,并定期到财政局核销已开收据等。  

第十一条 财务人员应如实反映和严格监督各项业务活动。

记账、复核、收、付款必须做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清晰。

第十二条 本会理事长对本会提供和披露的财务会计报告信息的真实性、完整性负领导责任。

本会财务会计人员对所提供的财务会计信息的真实性、完整性负直接责任。

                               

第三章 预算管理

第十三条 为保障本会行动方案的执行,合理配置资源,本会实行预算管理。  

第十四条 预算管理是在围绕本会战略目标、阶段性目标,依托行动计划而进行的资源配置,以及对一定时期内资金的投放和获取、各项收入和支出、经营成果及其分配等方面所做出的具体安排。

第十五条 本会秘书长在理事会指导下负责预算管理,项目部负责组织实施。

第十六条 预算管理主要包括业务收支预算。

业务收支预算用于支持行动计划,由项目部负责编制和执行。

财务部负责业务收支活动资金的计划与安排。


第四章 财务报告编制

第十七条 本会财务报告是以会计报表为依据,以财务及业务数据为基础,反映本会业务收支情况的日常管理监控工具。

第十八条 财务报告分为月度财务报告及年度财务报告,按月度或年度编制。年度财务会计报告由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成。

第十九条 年度财务会计报告中的会计报表包括以下三张报表:

1、资产负债表;

2、业务活动表;

3、现金流量表。

第二十条 会计报表附注应包括下列内容:

1、重要会计政策及其变更情况的说明;

2、理事会成员和员工的数量、变动情况以及获得的薪金等报酬情况的说明;

3、会计报表重要项目及其增减变动情况的说明;

4、资产提供者设置了时间或用途限制的相关资产情况的说明;

5、重大资产减值情况的说明;

6、公允价值无法可靠取得的受赠资产和其他资产的名称、数量、来源和用途等情况的说明;

7、对外承诺和或有事项情况的说明;

8、接受劳务捐赠情况的说明;

9、有助于理解和分析会计报表需要说明的其他事项。

第二十一条 财务情况说明书至少应对下列情况做出说明:

1、本会的宗旨、组织结构以及人员配备等情况;

2、本会业务活动基本情况,年度计划和预算完成情况;

3、对本会活动有重大影响的其他事项。    

第二十二条 本会的年度财务会计报告至少应当于年度终了后3个月内对外提供。会计报表的填列,以人民币“元”为金额单位,“元”以下填至“分”。


第五章 资金管理

第二十三条 总则

1、资金管理包括对银行存款、银行关系管理、银行户口、银行付款等的管理;

2、本会财务部负责本会整体资金管理政策的制定、监督、解释及修改;

3、本会实行相对稳健的资金政策。

第二十四条 库存现金

本会不设库存现金,所有资金一律通过银行办理结算。

第二十五条 银行存款

1、银行存款是指存放于银行户口中的货币资金;

2、在兼顾银行存款安全性、流动性和收益性的基础上,确定存款的期限、利率和存款机构;

3、所有银行存款必须及时记账。本会应定期核对银行账目,编制银行余额调节表,做到账实相符。

第二十六条 银行关系管理

与银行往来的过程中,须恪守诚信,坚持平等互利原则,避免各类违约事件的发生。

第二十七条 银行户口

1、银行户口是指为资金结算目的而在银行开立的各类户口;

2、银行户口以精简为宜,应控制开户银行和银行账户数目;

3、开立银行户口时预留的有效印鉴必须由秘书长确定并进行授权;

4、银行户口只供本会使用,严禁出借银行户口供本会外或个人使用;

5、未经理事会批准,禁止以私人账户持有资金;

6、禁止开立账外银行户口。

第二十八条 银行付款

1、银行付款是指通过银行进行的支付结算行为。银行付款的方式包括支票、汇票、本票、汇款、网上银行支付等;

2、任何付款的全部过程不能由一人完成;

3、付款前应核实付款申请经有效核批,并检查所附原始凭证的真实性;

4、所开出的支票或向银行开出的付款指示须与付款申请以及发票相符,并列明金额、收款人等详细资料。如不一致,需提供委托书。不得开出空白银行票据或付款指示;

5、应确定银行预留的授权签字人的付款权限,原则上所开出的支票或向银行开出的付款指示须经过两名授权签字人签署;

6、所有付款完成后须及时记录有关会计分录;

7、对于已开出的银行票据,收款方未能收到或遗失,须要求对方来函或登报挂失。经银行确认止付后,才可重新启动付款流程;

8、应建立严格的银行票据及财务印章的保管和使用办法。空白票据的领用、注销应制定有关审批手续;

9、网上银行付款的,除须遵守本节上述对一般付款的规定外,还须遵守:

(1)网上银行系统设置的授权级次应经过秘书长批准;

(2)网上付款的操作流程及审批流程应严谨及合理,并经秘书长批准;

(3)操作系统应进行身份的电子认证,以加强对操作人员使用权限的管理;

(4)应制定详细的网上银行软硬件系统的维护与管理办法。并采取防火墙、系统加密等安全保障措施,保证系统安全稳定运行。

   

第六章 对外投资管理

第二十九条 总则

1、本制度所称对外投资,是指以现金出资进行的各种形式的投资活动;

2、本会的对外投资应符合国家关于对外投资的法律、法规,以取得较好的经济效益为目的。

第三十条 对外投资的组织机构及职责

1、本会理事会为本会对外投资的决策机构,在其权限范围内,对本会的对外投资做出决策;

2、本会秘书长为对外投资实施的主要负责人,负责对新项目实施的人、财、物进行计划、组织、监控,并应及时向理事会汇报投资进展情况,提出调整建议;

3、财务部要及时掌握各投资项目的财务状况和经营成果。投资收益应及时返回本会账户,做好本会对外投资的收益管理。

第三十一条 对外投资的审批权限

1、本会的对外投资应按照如下审批权限进行审批:

本会对外投资须经本会理事会审批。

2、在不影响基金会正常运作及风险可控的前提下,可使用账面资金购买国债、银行或信托理财产品提高资金使用效率,增加现金收益。

第三十二条 对外投资的审批程序

本会理事会应严格按照本会章程规定的会议召开、表决等程序,对对外投资的议案进行审议。与会理事应认真考虑相关报告的可靠性、真实性、客观性,在对投资方案进行充分的技术、经济以及财务分析的基础上,做出决策。在审议涉及关联交易的对外投资项目时,应当根据客观标准判断该项对外投资是否对本会有利。


第七章 物资管理

物资管理包括:固定资产管理、低值易耗品管理和捐赠物资管理等。

第三十三条 固定资产是指用于本会业务活动,使用年限在一年以上,并且单位价值在相关法律法规规定以上的办公设备及其他设施,包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。

1、固定资产按用途分类管理,并建立验收、领发、保管、调拨、登记、折旧、检查和维修制度,做到帐帐相符,帐实相符;

2、注重发挥固定资产的效益;

3、加强对固定资产报废、处理的管理,确属不能或不宜使用的固定资产,可以作报废处理;确属闲置不需要的固定资产,应按如下规定程序处理,避免积压,造成损失浪费。

4、闲置不需要固定资产的处理程序:

(1)使用单位应当将固定资产闲置资料登记在《资产闲置提报表》中,载明设备能用状况及估计现值等资料,经秘书长审查后交出资机构,依法处理。

(2)出售

A、闲置固定资产经各部门确定无法使用而尚有较高使用之价值可供出售时,由使用者将欲出售固定资产以“签呈”方式送秘书长核准后转交本会出资机构,依法处理。

B、出资机构依核决权限核准后,转交本会做价值估算,价值估算:填写资产账面价值、累计折旧、剩余价值、取得日期并查询有无抵押贷款及税捐减免等资料。

C、固定资产出售时,应将“签呈”交本会计算相关税费。

3.报废

对于有确凿证据表明确已形成实际损失或失去使用价值的各类固定资产,由使用部门提交报废申请报告,并按固定资产审批权限进行审批后做报废处理。

(1)因损毁经检验失去原有功能,而无修护价值或不堪使用者,得予与“签呈”提出报废,但经进口的固定资产依海关规定的监管年限课征关税。

(2)若报废资产未达需要年限或因特殊原因需缩短折旧年限的应由向当地主管税务机关核备。

(3)报废时由使用单位填写“签呈”经核准后交由出资机构,依法处理注销固定资产,并转与会计做账务处理。

第三十四条 本会应按计划安排固定资产的购置、建设及改良。

第三十五条 新增的固定资产由使用部门验收并编码,由财务部按相应的会计账目入账并记录资产编码。

第三十六条 固定资产应按月以直线法提取折旧,并应当根据固定资产的性质和消耗方式,合理地确定固定资产的预计使用年限和预计净残值。

第三十七条 固定资产折旧年限一经选定,原则上不得调整。

第三十八条 低值易耗品是指单位价值较低、容易损耗、不够固定资产标准的各种工器具以及办公用品等。

第三十九条 低值易耗品的购买、验收、进出库、保管等须有规范的审批程序,科学控制管理,在保证工作需要的前提下,降低材料和低值易耗品的库存和消耗。

第四十条   捐赠物资是本会募集的非货币性捐赠财产,包括教学用品、图书、药品、保健品、医疗器械、粮食、食品、帐篷、棉被、衣物、玩具等物资,按本会接收和使用公益捐赠细则进行管理。

第四十一条 物资盘点。本会对物资实行定期盘点,每年末由管理单位负责盘点一次,盘点中发现短缺或者盈余,应及时查明原因,并编制盘盈盘亏表,报财务部审核后,经秘书长批准后,及时做出账务调整。


第八章 收支与报销流程

第四十二条 收入管理

1、本会严格按照《会计准则》分类核算捐赠收入以及捐赠之外的收入。

2、本会根据各项收入性质严格划分限定性收入和非限定性收入,各项收入均纳入年度总预算统筹计划。

3、本会各项收入均归口由财务部门统一管理和核算,严格管理各类票据的使用和签发。

4、通过出售物资、提供服务、授权使用或转让资产等形式(资产包括有形资产和无形资产)交换交易取得的收入,应当记入商品销售收入、提供服务收入等相关会计科目,不得计入捐赠收入。

5、本会各项收入均归口由财务部门统一管理和核算。

第四十三条 支出管理

1、本会各项支出的安排必须有利于慈善事业和公益事业的发展,必须贯彻厉行节约、量力而行的原则,严格遵守各项财政、财务制度和财经纪律。

2、各部门必须按照理事会批准的年度预算和规定的开支范围、标准执行资助支出和费用支出,并严格按照《捐赠合同》安排资助计划。

3、本会工作人员工资福利和行政办公支出不超过当年总支出的百分之十。本会的筹资费用不得高于所获得的捐赠财产数额的百分之二十。

4、工作人员福利包括:

(1)全体工作人员的工资、福利费、住房公积金、社会保险(障)费(含离退休人员);

(2)担任专职工作理事的津贴、补助和理事会运行费用。

5、行政办公支出包括:组织日常运作的办公费、餐费、劳务费、水电费、邮电费、物业管理费、会议费、广告费、市内交通费、差旅费、折旧费、网络维护费、租赁费、资产盘亏损失、资产减值损失、审计费、以及聘请中介机构费和应偿还的受赠资产等。

基金会的行政办公支出不包括以下开支:各项罚款、捐款、还贷、赞助支出、对外投资以及与基金会工作无关的开支。

6、本会用于公益事业的支出包括直接用于受助人的款物和为开展公益项目发生的直接运行费用。

本会当年度用于公益事业支出不得低于上一年基金余额的百分之八。

项目直接运行费用包括:

(1)支付给项目人员的报酬,包括:工资福利、劳务费、专家费等;

(2)为立项、执行、监督和评估公益项目发生的费用,包括:差旅费、交通费、通讯费、会议费、购买服务费等;

(3)为宣传、推广公益项目发生的费用,包括:广告费、购买服务费等;

(4)因项目需要租赁房屋、购买和维护固定资产的费用,包括:所发生的租赁费、折旧费、修理费、办公费、水电费、邮电费、物业管理费等;

(5)为开展项目需要支付的其他费用。

7、捐赠合同和募捐公告中约定可以从公益捐赠中列支项目直接运行费用的,按照约定列支;没有约定的,不得超出本会规定的标准支出。

8、本会的费用支出按以下权限进行审批:

(1)项目费用支出,50万元(含)以下的由秘书长报理事长审批;50万以上的由秘书长报理事长审核后,报理事会审批。

(2)本会5万元(含)以下的管理费用支出,由秘书长报副理事长审批;      5万元以上的管理费用支出,由秘书长报副理事长审核后,理事长审批。

第四十四条 报销流程

行政开支,是指本会开展业务活动所必要的成本费用开支,包括:公司注册成立费、商业登记证年费、人员工资支出、法定保险支出、福利费、会议费、差旅费、文具费、印刷费、银行手续费及审计费等。

报销流程:

1、由报销经办人填写广东省噢啦慈善基金会《费用报销单》,清楚列明成本费用的内容及用途,附相关正本原始单据。

2、财务部复核费用报销单,对符合规定的报销单办理支付手续。

3、本会工作人员申请经费支出,须由经办人写明经费支出数额、用途等信息,经秘书长核准签字后由财务人员拨付。

4、工作事项完成后工作人员须到财务部门办理结算手续。结算时,经办人需将合法票据及报销单整齐有序地分类粘贴在粘贴纸上,并依据合法票据金额据实填写报销单。

5、项目负责人及财务处负责人审核并在报销单上签字后报秘书长核准。

                         

第九章 公益项目支出流程

第四十五条 公益项目支出是指使用本会的资产用于赈灾救难、扶助贫困、促进教育、保护环境等慈善公益项目的支出。

第四十六条  审批权限

按照《广东省噢啦慈善基金会项目管理办法》相关规定执行。

第四十七条 支付流程

1、由项目部填写《捐赠审批表》,按审批权限报批。

2、项目部凭签批后的《捐赠审批表》原件及相关协议复印件、签报复印件、收款人收款信息等向财务部申请付款。

3、款项付出后,项目部应向受赠方索取有效收据(社会团体/事业单位/政府机关)或发票(法人单位)或确认函(个人或无法开出正规发票的组织),交财务部作为收款确认依据。

4、因时间紧急且属于重大自然灾害、重大人身伤害事故,项目部可直接填写《捐赠审批表》,由按权限签批后交财务部申请付款。事后再按本规定补齐相关手续。

5、对于指定用途的捐赠款,本会要与指定用途捐赠人签订捐赠协议,约定该笔捐赠款的目的、负责人、期限、金额、条件、受赠人等事宜。


第十章 会计基础事项

第四十八条 本会执行中华人民共和国《民间非营利组织会计制度》及其有关规定,会计核算实行财务自收自支、独立核算的原则。  

第四十九条 本会以公历年度作为会计年度。以人民币为记账本位币,会计报表按本会统一的外币汇率折算至本会的记账本位币。

第五十条 本会会计处理原则上按财会[2004]7号《民间非营利企业会计制度-会计科目和会计报表》规定的标准科目和应用范围进行。

第五十一条 所有记账凭证应附有原始凭据,并以当地法律、本制度、审批权限、合同协议等为依据进行记录。

第五十二条 月结应在月终后5天内完成。本会应定期核对账目,发现不符,应查明原因,及时调整,保证账目记录准确无误。

第五十三条 本会使用的会计管理软件由本会财务部根据业务需要选择确定。

第五十四条 本会应按月或年度及时编制法定报表,包括资产负债表、业务活动表以及其他相应的明细表、现金流量表等。

第五十五条 本会配合会计师事务所的工作,保证审计工作按照要求进行及按时完成。同时,不得干预会计师事务所的审计活动,以保证审计结论的独立、客观、公正。

第五十六条 本会根据需要,应选择行业内具有一定规模和影响力的会计师事务所进行审计工作。

第五十七条 本会与会计师事务所签订的审计业务约定书应列明:委托审计的范围、内容、双方的权利与责任、违约责任等项目。

第五十八条 会计师事务所拟出具非无保留意见审计报告,应在审计报告定稿前,及时向本会财务部提交详细报告,说明原因及对收支、净资产的影响。

第五十九条 审计完成后,本会应及时根据审计调整作账务处理。  

第六十条 本会应认真分析会计师事务所在审计过程中提出的管理建议书,采取有效整改措施。

第六十一条 本会财务部应协同信息技术部门实施本会电算化会计信息系统的安全保密工作。  

第六十二条 财务人员调离原有工作岗位时,财务部应及时做好会计信息资料的交接工作。调离人员应列明交接清单,由交接人、承接人及其主管三方共同确认,确保资料的完整安全。  

第六十三条 财务政策、数据、资料均属本会重大机密,未经授权,各级人员不得对外公布。

第六十四条 各种支票、委托付款书、收据由财务部负责管理,按有关规定办理领购、填制、保管、回收、缴销手续。

第六十五条 财务部出纳购置各种支票、委托付款书、收据应妥善保管,并作好辅助连号登记。对填写错误的银行支票、委托收款书、收据,应加盖“作废”戳记与存根一并保存并按本制度规定缴销。  

第六十六条 向捐款人开具收款收据,应使用广东省财政厅印制的《广东省接受社会捐赠专用收据》,由经办人签字并加盖本会财务专用章。

第六十七条 会计信息档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告等财务会计信息和预算报告。会计信息的保存形式包括但不限于纸质和磁性介质。    

第六十八条 会计档案由财务部门负责管理,所有会计信息档案要及时装订,妥善保管,对于磁性介质的资料须及时进行备份,并异地保存。  

第六十九条 机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。    

第七十条 磁性介质会计信息资料应长期保存,各种纸质会计信息档案应按下列时间保存:

1、账簿、年度报表(报告)、薪金表:长期保存;

2、传票(应收应付款因有未了事宜不能清销时,凭证应存至结案为止)、报税表、合同协议正本:十年;

3、季报表(报告)及月报表(报告)、收据存根、发票副本、信件、银行支票存根、银行月结单、现金日报表及其他辅助性会计资料:七年;

4、若当地法律规定的保管时间长于以上规定,按当地规定保存。

第七十一条 各种会计档案超过规定保存时间的,本会应视具体情况自行决定销毁或继续保存,对已销毁资料应保留相关记录。

第七十二条 税务管理是指本会作为纳税人、扣缴义务人依照法律法规向税务机关和其他政府部门缴纳、代扣代缴、代收代缴税款和费用等事项的管理。  

第七十三条 税务管理坚持诚信、法治、节约的原则。  

第七十四条 税务管理的目标是控制税务风险,降低税务成本。  

第七十五条 本会的重大经营活动,包括投资、资产处置、重要合同的签订等,应进行税收风险和税务成本评估。  

第七十六条 本会对可能发生的税务处罚,应充分行使申辩权、听证权和行政复议权等权力,甚至进行诉讼,以维护合法权益。


第十一章    财务分析与财务监督

第七十七条 财务分析与财务监督是认识、掌握财务活动规律,提高财务管理水平和资金使用效益,维护财经纪律,促进慈善事业和公益事业健康发展的重要手段。

第七十八条 本会财务人员应结合项目管理和服务特点,建立科学、合理的财务分析指标。通过分析评估业务活动和经济活动的效果,并将分析结果及时提交秘书处和理事会,为其进行决策提供科学、可靠的依据。

第七十九条 本会财务人员要通过收支审核、财务分析等,对财务收支、资金运用、物资管理等情况进行监督检查。对违反国家财政、财务制度和财经纪律的行为,要及时予以制止、纠正;性质比较严重的,要向秘书长、理事长报告,并视情况交由相关执法部门处理。

有以下情形者视为性质比较严重:

1、相关单位或个人通过虚报、冒领手段骗取本会款项(用虚构事实或隐瞒真相的方法,通过编造符合要求的项目,来骗取本会资金)——根据情节综合考量(包括违法金额大小、目的、主观过错程度、手段、初犯还是屡犯、偶发还是经常、认错态度,已纠正或补救情况,社会影响等)。

2、相关单位或个人挪用本会资金(将有专门用途的款项挪作他用)——根据情节综合考量(包括违法金额大小、目的、主观过错程度、手段、初犯还是屡犯、偶发还是经常、认错态度,已纠正或补救情况,社会影响等)。

3、相关单位或个人从无偿使用的款项中非法获益(包括:用无偿使用的专项资金或者贷款进行获利性投资或有偿交易,进行转存、转贷获取不当利益,向无偿使用的单位收取好处费、提成等。

   

第十一章 附

第八十条 本制度解释权在广东省噢啦慈善基金会。  

第八十一条 本制度经理事会审议通过后施行。


联系我们
Contact Us
__

广东省噢啦慈善基金会


地址:广东省广州市天河区天河北路233号中信广场3708

邮编:510620

电话:020-87521503

邮箱:foundation@oolagongyi.com